Niniejsza Polityka prywatnosci wyjasnia, w jaki sposob Biz Caribe sp. z o.o. (operator serwisu Velcaya) zbiera, przetwarza i chroni dane osobowe uzytkownikow strony https://www.velcaya.com. Realizuje obowiazek informacyjny z art. 13 i 14 RODO.

1. Administrator danych osobowych

BIZ CARIBE SPOLKA Z OGRANICZONA ODPOWIEDZIALNOSCIA

ul. Radziwie 7 m 268, 01-164 Warszawa

KRS: 0001184339 | NIP: 5273173707 | REGON: 542268438

E-mail: hello@velcaya.com | Tel.: +1 (849) 564-6630

(dalej: Administrator)

Administrator nie powolal Inspektora Ochrony Danych. Kontakt w sprawach danych: hello@velcaya.com [UZUPELNIC jezeli IOD zostanie powolany]

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

2.1 Formularz kontaktowy / zapytanie o nieruchomosc

Cel: obsluga zapytania (formularz, e-mail, telefon, WhatsApp).

Zakres: imie, e-mail, telefon (opcjonalnie), tresc wiadomosci.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO. Przechowywanie: do 3 lat od ostatniego kontaktu.

2.2 Rezerwacja i realizacja pobytu

Cel: zawarcie i wykonanie umowy rezerwacji/najmu krotkoterminowego, obsluga check-in/check-out, komunikacja przed i po pobytcie, rozliczenie mediow.

Zakres: imie i nazwisko, e-mail, telefon, termin i miejsce pobytu, liczba gosci, dane platnicze (przetwarzane przez operatora platnosci), specjalne zyczenia.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy); art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiazki podatkowe i rachunkowe).

Przechowywanie: 5 lat od konca roku, w ktorym wykonano umowe.

2.3 Newsletter

Cel: przesylanie ofert i materialow marketingowych droga e-mail.

Zakres: e-mail, opcjonalnie imie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).

Przechowywanie: do cofniecia zgody + 3 lata (dowod zgody).

2.4 Konto uzytkownika [jesli dotyczy]

Cel: rejestracja, logowanie, zarzadzanie rezerwacjami, historia pobytow.

Zakres: imie, e-mail, haslo (hash), historia rezerwacji.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przechowywanie: czas posiadania konta + 3 lata po usunieciu.

2.5 Marketing bezposredni (e-mail, SMS, telefon, WhatsApp)

Cel: przesylanie ofert kanalami bezposrednimi.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes wobec klientow).

2.6 Bezpieczenstwo nieruchomosci i gosci

Cel: zapewnienie bezpieczenstwa osob przebywajacych w zarzadzanych nieruchomosciach, ochrona mienia, weryfikacja tozsamosci gosci, zapobieganie naduzyciom.

Zakres: imie i nazwisko, dokument tozsamosci [UZUPELNIC jesli wymagany przy zameldowaniu], numer rezerwacji.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes); art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiazki prawne wynikajace z prawa dominikanskiego dot. meldunku gosci).

2.7 Oceny i recenzje

Cel: mozliwosc oceny nieruchomosci przez Goscia widocznej publicznie w Serwisie.

Zakres: nick/imie, tresc recenzji, ocena. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

2.8 Google Analytics

Cel: analiza ruchu na stronie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – baner cookie).

Operator: Google LLC (USA) – transfer na podstawie SCC.

2.9 Meta Pixel (Facebook/Instagram Ads)

Cel: remarketing, spersonalizowane reklamy, pomiar kampanii.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – baner cookie).

Operator: Meta Platforms Ireland / Meta Platforms Inc. (USA) – transfer na podstawie SCC.

[UZUPELNIC: TikTok Pixel jesli stosowany – operator: TikTok Technology Limited]

2.10 Komunikacja przez WhatsApp

Cel: obsluga zapytan i komunikacja z Gosćmi.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO. WhatsApp przetwarza dane zgodnie z wlasna polityka (Meta).

2.11 System zarzadzania rezerwacjami (PMS)

Cel: zarzadzanie rezerwacjami, kalendarzem dostepnosci, rozliczeniami.

Administrator korzysta z zewnetrznego systemu PMS [UZUPELNIC: np. Smoobu, Lodgify, Hostify, Guesty].

Dane przekazywane do systemu PMS: imie, e-mail, termin, nieruchomosc.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO + umowa powierzenia z dostawca PMS.

3. Kategorie odbiorcow danych

• Gospodarze nieruchomosci – dane niezbedne do obslugi rezerwacji (w przypadku nieruchomosci zarzadzanych przez Operatora – dane pozostaja u Operatora).
• Zewnetrzne platformy rezerwacyjne (Airbnb, Booking.com, VRBO) – jesli rezerwacja pochodzi z tych kanalow.
• Operatorzy platnosci – w zakresie niezbednym do transakcji.
• Dostawcy systemu PMS – na podstawie umow powierzenia.
• Dostawcy uslug IT (hosting, CRM, mailing) – na podstawie umow powierzenia.
• Google LLC i Meta Platforms – operatorzy narzedzi analitycznych i reklamowych.
• Lokalni dostawcy uslug w Dominikanie (sprzatanie, serwis, ochrona) – w zakresie niezbednym do realizacji pobytu.
• Organy publiczne (polskie i dominikanskie) – na zadanie wynikajace z przepisow prawa.

4. Transfery danych poza EOG

Dane moga byc przekazywane do: USA (Google LLC, Meta Platforms) – na podstawie SCC; Dominikany – w zwiazku z realizacja uslug noclegowych na miejscu. Administrator stosuje odpowiednie srodki ochrony dla transferow do Dominikany.

5. Dane dzieci i osob niepelnoletnich

Serwis Velcaya jest przeznaczony wylacznie dla osob pelnoletnich (min. 18 lat). Administrator nie zbiera swiadomie danych osobowych osob ponizej 18. roku zycia. Jesli dowiesz sie, ze dziecko przekazalo nam dane bez zgody opiekuna prawnego, skontaktuj sie z nami pod adresem hello@velcaya.com – niezwlocznie usuniemy te dane.

6. Prawa osoby, ktorej dane dotycza

• dostep do danych (art. 15 RODO),
• sprostowanie (art. 16),
• usuniecie (art. 17),
• ograniczenie przetwarzania (art. 18),
• przenoszeniedanych (art. 20),
• sprzeciw wobec przetwarzania (art. 21),
• cofniecie zgody w dowolnym momencie.

Kontakt: hello@velcaya.com | Biz Caribe sp. z o.o., ul. Radziwie 7 m 268, 01-164 Warszawa. Odpowiedz w ciagu 30 dni.

7. Prawo skargi do UODO

Masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzedu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, kancelaria@uodo.gov.pl, www.uodo.gov.pl.

8. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Administrator moze stosowac profilowanie marketingowe (reklamy dopasowane do zachowania na stronie). Profilowanie nie wywoluje skutkow prawnych wobec uzytkownika. Zgode na cookies marketingowe mozna cofnac w banerie zgod.

9. Bezpieczenstwo danych

Stosujemy: szyfrowanie HTTPS/SSL, kontrole dostepu, regularne aktualizacje, umowy powierzenia z dostawcami, szkolenia pracownikow.

10. Zmiany Polityki

Data ostatniej zmiany: 1 czerwca 2026 r.. Aktualna wersja zawsze dostepna na https://www.velcaya.com.